Soutenances de thèses

Rédaction de la thèse

Le doctorant doit, pour rédiger son manuscrit, se reporter au Guide pour la rédaction et la présentation des thèses commun aux établissements d’enseignement supérieur et de recherche.

Confidentialité / huis-clos / soutenance hors-site

À moins de circonstances particulières, une thèse de doctorat est publique. Afin de classer une thèse comme confidentielle, une demande formelle du doctorant et du directeur de thèse doit être adressée, 2 mois avant la soutenance , à la Direction de la recherche de l’INSA (DR) ( dir-recherche@insa-toulouse.fr (dir-recherche @ insa-toulouse.fr)) à l’aide de l’imprimé spécifique téléchargeable sur ADUM dans votre espace personnel. Cette demande sera soumise au Directeur de la recherche et au Vice-Président du Conseil Scientifique pour approbation.

Jury

• Rapporteurs (article 17 de l’arrêté du 25 mai 2016) : « Les travaux du doctorant sont préalablement examinés par au moins deux rapporteurs désignés par le chef d'établissement, habilités à diriger des recherches. » Pour les rapporteurs étrangers, prévoir de fournir un CV afin de vérifier que les rapporteurs proposés ont une expérience de recherche correspondant à ce qui est attendu pour une habilitation à diriger la recherche (HDR).
  
  
• Jury (article 18 de l’arrêté du 25 mai 2016) : « Le nombre des membres du jury est compris entre quatre et huit. Il est composé au moins pour moitié de personnalités françaises ou étrangères, extérieures à l'école doctorale et à l'établissement d'inscription du doctorant … Sa composition doit permettre une représentation équilibrée des femmes et des hommes. La moitié du jury au moins doit être composée de professeurs ou personnels assimilés.

• Recommandation : Si la thèse est encadrée par un directeur et un co-directeur de thèse, prévoir un minimum de 5 personnes dans le jury afin d’éviter que le PV de soutenance ne soit signé que par 2 membres du jury (le directeur et le co-directeur ne signent pas le PV de soutenance).

Dépôt et examen du dossier de soutenance

Procédure

Le doctorant déclare dans son interface ADUM sa soutenance à venir « Espace personnel ». (cf. tutoriel) 

Rubrique « Procédures » Je souhaite effectuer ma demande de soutenance

Le doctorant met à jour tous les formulaires et renseigne les détails de sa soutenance.

Titre de la thèse  : Le titre de la thèse qui est saisi ici est le titre repris pour le diplôme. Il est recommandé de respecter les lettres majuscules et les lettres minuscules, la ponctuation et les symboles spéciaux. Si vous souhaitez le modifier, c’est le moment.

10 semaines avant la soutenance de thèse (au minimum),  le doctorant doit :

• Renseigner dans ADUM :
  • le nom des rapporteurs, leurs coordonnées,
  • pour les rapporteurs étrangers, le doctorant devra joindre un CV,
  • les noms des membres du jury ,entre 4 et 8 (en complétant toutes les infos les concernant : Nom/prénom/qualité/tél/grade/établissement…)
  • les résumés, titres, et mots clés de la thèse en français et en anglais.
    Attention, le nombre de caractères ne doit pas être supérieur à 4 000.

• Faire la demande de confidentialité / Huis-clos / soutenance hors-site si besoin 2 mois avant la soutenance, via les documents disponibles sur l’espace ADUM à transmettre à la DR.

• Déposer sur ADUM le manuscrit de sa thèse. Conformément à l’article 24 de l’arrêté du 25 mai 2016, :
  • le dépôt est obligatoire, même dans le cas d’une thèse confidentielle.
  • cette version sera fournie aux rapporteurs.

• Si la thèse est rédigée en anglais, un résumé en français de 3 pages minimum doit être inséré dans le manuscrit. Le dépôt définitif de la thèse devra être fait dans les 3 mois suivant la soutenance.
  
  

À chaque étape le doctorant peut sauvegarder les informations en cliquant sur :

Lorsque les informations sont finalisées, cliquer sur :

Le doctorant doit consulter le site de son école doctorale ( ED) pour prendre connaissance des documents spécifiques demandés par celle-ci :

Présentation des étapes de la soutenance

Dès que le directeur et le co-directeur de thèse ont vérifié et validé les informations, transmission :

• au directeur de laboratoire,
• à l’ED
• et à la DR qui valide en dernier les noms des rapporteurs et la composition du jury.

Retour des rapports au moins 14 jours avant la soutenance : (article 17 de l’arrêté du 25 mai 2016) « Les rapporteurs font connaître, au moins quatorze jours avant la date prévue pour la soutenance, leur avis par des rapports écrits ; sur cette base, le chef d'établissement autorise la soutenance. Ces rapports sont communiqués au jury et au doctorant avant la soutenance. »

Après réception des rapports et validation par l’ED, l’établissement autorise la soutenance. À cette étape, aucune modification sera possible. Vous devrez télécharger les documents de soutenance sur votre espace ADUM.

Visioconférence (Arrêté du 27 octobre 2020 relatif au recours à la vidéo-conférence pour la présentation des travaux dans le cadre d’une habilitation à diriger des recherches et d’une soutenance de thèse) :

Art. 2. – Le quatrième alinéa de l’article 19 de l’arrêté du 25 mai 2016 susvisé est remplacé par les dispositions suivantes :

« A titre exceptionnel, le président ou le directeur de l’établissement, après avis du directeur de l’école doctorale, sur proposition du directeur de thèse, peut autoriser le doctorant et les membres du jury, en totalité ou partiellement, à participer à la soutenance de thèse par tout moyen de télécommunication permettant leur identification et garantissant leur participation effective continue et simultanée aux débats ainsi que la confidentialité des délibérations du jury.

Les moyens techniques mis en œuvre s’efforcent d’assurer la publicité des débats. »

Si une visioconférence est prévue pour un ou plusieurs membres du jury, vous devez l’indiquer dans ADUM, (à l’endroit où vous renseignez les membres du jury) ce qui permettra de générer une procuration donnant autorisation au président du jury à signer en son nom.

Prérequis à la Soutenance (moins d’1 mois)

La procédure comprend les étapes suivantes :

1. Après réception des rapports des rapporteurs, l’ED procède à un 2^ième examen (avis des rapporteurs sur le travail de recherche) et donne un avis favorable à la soutenance. Dans certaines ED, ce 2^ième examen permet aussi de valider le jury.

Attention   : en fonction des ED, la commission se réunit au fil de l’eau ou 1 fois par semaine ou 1 fois par mois.

1. Après examen du dossier et de l’avis de l’ED, la DR donne l’autorisation de soutenance. Le doctorant et le directeur de thèse sont informés que la soutenance est autorisée. Les documents de soutenance sont disponibles sur leurs espaces personnels d’ADUM.
2. La scolarité adresse aux membres du jury les convocations signées par la DR ainsi que le manuscrit et les rapports sur la thèse.
3. Le doctorant et le directeur de thèse s’assurent de la bonne préparation de la soutenance (ordres de mission des membres du jury, annonce de la thèse, réservation de la salle, impression des documents de soutenance, etc...)

Soutenance

Le doctorant ou le directeur de thèse imprime tous les documents nécessaires :

• Feuille d’émargement,
• PV,
• Rapport de soutenance,
• Avis du jury sur la reproduction de la thèse,
• Attestation de visioconférence si nécessaire.

  Attention   : les membres du jury en visioconférence doivent avoir retourné préalablement les procurations au directeur de thèse.

A l’issu de la soutenance tous les documents doivent être signés. Le PV n’est pas signé par le directeur et le co-directeur de thèse.

Le Président du jury signe pour les membres en visioconférence.Après la soutenance (entre 15 jours et 3 mois)

• Dans les 15 jours suivant la soutenance, le doctorant ou le directeur de thèse remet, au service scolarité de l’INSA, les documents de la soutenance signés. La scolarité dépose sur ADUM le rapport de soutenance.

• Le doctorant doit obligatoirement déposer la version finale du manuscrit sur ADUM (espace personnel) dans un délai de trois mois ainsi que le contrat de diffusion, l’autorisation de diffusion de la thèse et l’attestation de dépôt de la version définitive de la thèse.

• Il doit également déposer la version papier du manuscrit à la Bib de l’INSA Toulouse dans le délai imparti, pour cela contacter: theses @ insa-toulouse.fr (theses @ insa-toulouse.fr)

Sans les étapes précédentes, il ne sera pas possible de :

• Délivrer le diplôme
• Valoriser le travail de recherche.

La bibliothèque vérifie la conformité de la couverture de thèse et en cas de non-conformité contactera le doctorant pour la modification de celle-ci.

• Si des corrections du manuscrit sont nécessaires, le doctorant (ou Directeur de thèse) doit retourner à la scolarité l’avis du jury sur la reproduction de la thèse signé par le Président du jury mentionnant « Thèse corrigée, reproduction autorisée ».

• Après le dépôt du manuscrit à la Bibliothèque et la validation de celui-ci. Le doctorant pourra accéder sur ADUM à l’attestation de réussite.

• Dans les 6 mois qui suivent le dépôt de la thèse, la scolarité :
  • Délivre le diplôme de doctorat (visé par le Recteur de l’Académie).
  • Contacte alors le docteur pour l’informer des modalités de retrait.

• Le docteur complète dans ADUM son devenir professionnel durant les 3 années suivant l’obtention du doctorat :
  • nom exact et lieu de la société ou de l’organisme,
  • type d’emploi (ingénieur, chercheur, etc…),
  • nature du contrat (CDD, CDI),
  • date d’embauche.

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Contacts Scolarité

doctorat @ insa-toulouse.fr (doctorat @ insa-toulouse.fr)

Tiphaine DESIREE - tiphaine.desiree @ insa-toulouse.fr (tiphaine.desiree @ insa-toulouse.fr) – Tél. 05.61.55.92.68

Contacts Bibliothèque

theses @ insa-toulouse.fr (theses @ insa-toulouse.fr)

Maelle CADIOU – maelle.cadiou @ insa-toulouse.fr (maelle.cadiou @ insa-toulouse.fr) - Tél. 05.61.55.95.66

Philippe GRAND – philippe.grand @ insa-toulouse.fr (philippe.grand @ insa-toulouse.fr) - Tél. 05.61.55.96.95

Contacts Direction de la Recherche

Assistante de Direction : Anaïs MOULIS –  dir-recherche @ insa-toulouse.fr (dir-recherche @ insa-toulouse.fr) – Tél : 05.61.55.95.32

Directeur de la Recherche : Christophe CHASSOT – chassot @ insa-toulouse.fr (chassot @ insa-toulouse.fr)